INTRODUCTION
Où en est-on de la réglementation des caisses enregistreuses ?
La caisse enregistreuse n'est pas un outil obligatoire, mais il est tout de même fortement conseillé d'en utiliser une. Cela permet de faciliter toutes vos opérations comptables et donc de gagner du temps.
Afin d'éviter les nombreuses fraudes, notamment sur la TVA, le gouvernement a décidé de mettre en place une nouvelle réglementation. Celle-ci est entrée en vigueur le 1er janvier 2018.
Vous avez peut-être entendu parler de cette réglementation. Si ce n'est pas le cas, nous allons vous donner toutes les informations que vous devez absolument connaître. Vérifiez ensuite si votre caisse est conforme.
Selon votre équipement, vous aurez peut-être qu'une simple mise à jour à effectuer. Si ce n'est pas le cas, vous devrez acheter un nouveau logiciel, voire une nouvelle caisse enregistreuse.
I. caisses enregistreuses et réglementation
Un logiciel sécurisé obligatoire
Afin d'être conforme, vous devez obtenir un certificat spécifique. Nous vous en parlons dans la troisième partie de l'article. Mais avant d'acquérir ce certificat, vous devez répondre à 4 critères :
1. L'inaltérabilité : votre logiciel doit permettre d'enregistrer l'ensemble de vos données relatives aux règlements et de les conserver sans que celles-ci puissent être altérées. Si vous faites des corrections à vos opérations, ces modifications doivent s'effectuer par des opérations "plus" ou "moins". Vous devez également les enregistrer.
2 . La sécurisation : votre logiciel ou système de caisse doit pouvoir sécuriser toutes les données d'origines, de modifications ainsi que les pièces justificatives.
3. La conservation : votre logiciel doit pouvoir enregistrer et clôturer les données à la fin d'une période au minimum annuelle. En plus de cela, vous devez également avoir une clôture journalière et mensuelle. Vous pouvez effectuer cette conservation via un logiciel ou dans une archive qui respecte les conditions d'archivage. Toutes vos données doivent être conservées pendant six ans.
4. L'archivage : votre système ou logiciel doit prévoir une période d'archivage où les données sont figées et datées garantissant l'intégrité dans le temps des données. Votre logiciel doit également prévoir une traçabilité des opérations d'archivage.
Pour faire simple, un logiciel de caisse certifié empêche la dissimulation d'opérations après leur enregistrement. Avec ces 4 conditions, la fiscalité doit avoir accès à toutes les données lors de contrôle.
Êtes-vous concerné par cette réglementation ?
Si vous êtes un commerçant ou un professionnel assujetti à la TVA, que vous acceptez les paiements en espèces et que vous possédez une caisse enregistreuse, alors vous êtes concerné par cette réglementation.
Il existe tout de même des exceptions :
- Les professionnels effectuant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels
- Les professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA
- Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs exerçant en franchise de TVA
- Les professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
- Les entreprises dont l'intégralité des paiements est effectuée avec l’intermédiation directe d'un établissement de crédit
iI. Comment vérifier la conformité de votre logiciel ?
Nous allons vous faire part de quelques exemples qui vous permettront de savoir si votre caisse enregistreuse est conforme ou non.
Si votre caisse vous permet :
- de réaliser un abandon de saisie de vente
- de travailler sur une date différente de celle du jour
- d'annuler une partie ou tout d'un ticket encaissé
- de modifier les fichiers de données
- de supprimer une ligne d'un ticket en cours de saisie
Et cela sans laisser de trace... Alors votre logiciel de caisse n'est pas conforme à la réglementation.
Comme nous vous le disions au début de l'article, vous ne devrez pas forcément acheter une nouvelle caisse enregistreuse ou un logiciel. Renseignez-vous avec votre fournisseur pour avoir plus d'informations.
iII. quels sont les risques si vous n'êtes pas aux normes ?
Comment faire certifier votre caisse enregistreuse ?
Ce certificat de conformité est une attestation physique ou dématérialisée. Il peut être délivré par l'éditeur du logiciel de votre caisse ou bien par un organisme accrédité.
Attention, ce document doit être individuel. C'est-à-dire que le certificat doit être au nom de votre entreprise. Trois mentions doivent obligatoirement être présentes dans cette attestation :
- La date d'acquisition du logiciel
- Le nom et la référence précise du logiciel
- La mention explicite que le logiciel respecte les quatre conditions de conformité (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage)
De plus, si vous disposez de plusieurs caisses enregistreuses, chacune d'elles doivent être certifiées et donc avoir leur propre attestation.
Quels sont les risques ?
Ne pas être au norme peut vous coûter cher !
Si la réglementation n'est pas respectée, vous risquez une amende de 7 500 euros pour logiciel ou système non certifié.
Si lors d'un contrôle fiscale, vous n'êtes pas au norme, vous avez jusqu'à 60 jours pour apporter le certificat de conformité. Sachez que depuis 2018, l'administration fiscale peut effectuer des contrôles inopinés.
Si vous n'avez pas prouvé que votre logiciel est au norme au bout de ces 60 jours, vous risquez à nouveau de payer 7 500 euros.
Attention, apporter un faux certificat peut vous faire encourir une amende de 45 000 euros et trois ans d'emprisonnement.
Cette réforme vous a-t-elle impacté ? Dites-nous tout dans les commentaires.
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